Corporate film

Receptionist(e)

Wil je ons helpen om onze ambities waar te maken? Vind je het leuk om processen in goede banen te leiden? Ben je bovendien servicegericht, proactief en op zoek naar een gevarieerde en uitdagende baan? Voor de afdeling Algemene Zaken zoekt Rutgers een Medewerker Projectsecretariaat.

Rutgers is op korte termijn (uiterlijk 21 augustus, of zoveel eerder als mogelijk) op zoek naar een

Receptionist(e)
32 uur per week, vacaturenummer 2019-06

Functie-inhoud

Als receptionist bij Rutgers ben je werkzaam in een zeer boeiende, dynamische en internationale omgeving. Je bent het eerste aanspreekpunt voor gasten en voor interne collega’s. Je doet samen met jouw collega-receptionist de receptiewerkzaamheden, waarbij ieder ook eigen verantwoordelijkheden heeft. Naast twee receptionisten, bestaat het team uit vijf projectsecretaresses. Het team wordt aangestuurd door de manager Algemene Zaken. Gezien de huidige bezetting zijn de werkdagen maandag tot en met donderdag, indien nodig incidenteel op vrijdag.

Taken

Je bent samen met je collega verantwoordelijk voor:

  • Gastvrij, hartelijk en correct ontvangen en te woord staan van bezoekers.
  • Correcte telefoonbehandeling; snel, vriendelijk en correct doorverbinden van binnenkomende gesprekken.
  • Beheer van de receptie en handhaven orde en netheid.
  • Plannen en noteren van afspraken en reserveringen.
  • Inrichten van vergaderzalen en faciliteiten hiervoor verzorgen.
  • Technische ondersteuning van en uitleg geven over apparatuur; zoals beamer en presentatieschermen. Hulp bij kleine verhuizingen van apparatuur, oplossen van kleine printerproblemen etc.
  • Postbehandeling; ook het regelen van koeriersdiensten e.d.
  • Op verzoek printen en inbinden van materialen.

Daarnaast heb jij, net zoals je collega-receptionist, eigen verantwoordelijkheden:

  • Voorraadbeheer van kantoorartikelen, communicatieproducten, visitekaartjes en de webshop.
  • Voorraadruimte beheren en overzichtelijk houden.
  • Bijhouden van de intranetpagina’s.
  • Verantwoordelijk voor alles rondom vaste telefonie.
  • Eenvoudige secretariële werkzaamheden.

Wij vragen

Wij zoeken een enthousiaste en proactieve collega, met aantoonbaar MBO+ werk- en denkniveau. Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met werken op een receptie of een facilitaire afdeling. Je hebt oog voor logistieke processen en bent in staat om die vorm te geven en te beschrijven. Je bent altijd op zoek naar mogelijkheden om de dienstverlening en processen van de receptie te verbeteren en neemt hierin het initiatief.

Overige functie-eisen:

  • Servicegericht en klantvriendelijk.
  • Zelfstandig en oplossingsgericht.
  • Aantoonbare computervaardigheden (Word/Excel/Outlook).
  • Affiniteit met ICT en andere technische zaken.
  • Goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal (Frans is een pré).
  • Communicatief sterk en met overtuigingskracht.
  • Flexibel en stressbestendig: In staat zijn om meerdere taken tegelijk uit te voeren en om te werken in een hectische werkomgeving.

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een aanstelling voor de duur van 1 jaar met de mogelijkheid tot verlenging met nog een jaar. Voor deze functie is de CAO-GGZ van toepassing. De salariëring bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring bij een 36-urige werkweek minimaal €1.843,= en maximaal € 2.599,= bruto per maand (FWG-schaal 35).

Informatie en sollicitatie

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Anita van Ekris, manager Algemene Zaken, bereikbaar via vacatures@rutgers.nl onder vermelding van het vacaturenummer. Kijk ook op www.rutgers.nl. Reacties op deze functie moeten uiterlijk zondag 5 mei 2019 bij ons binnen zijn.

Reageren op deze vacature kan uitsluitend via het online sollicitatieformulier.

De eerste gespreksronde staat gepland op vrijdag 10 mei 2019. De tweede gespreksronde staat gepland op woensdag 15 mei 2019. Hou svp rekening met deze data. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw persoonlijke gegevens zullen zes maanden na afloop van de sollicitatieprocedure vernietigd worden. Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Mocht dit niet jouw droombaan zijn, ondersteun Rutgers dan door deze vacature te delen binnen jouw netwerk.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie stellen wij niet op prijs.

 

Over Rutgers

Twitter

Volg ons op Twitter
Rutgers en de Postcode Loterij

Jaarlijks ontvangt Rutgers steun van de Nationale Postcode Loterij en haar deelnemers